社内の物理的な対策がなかなかできていない事は前回の記事で書きました。

実際のオフィスの現状としてはどうでしょう？

主な例として

１．プリンタ出力時の取り忘れ…印刷の命令をしたのに、プリンタへ取りに行くのを忘れてしまっている。

２．ファイルタイトルの未記入…どのファイルが会社にとって重要なのかわかりにくい。

３．収納庫内の重ね置き…１つ持ち出されてもわからない。

４．収納庫外への放置…誰でも持ち出せる状況になっている。

５．デスク上への放置…ある個人のところにずっと書類がある状態になっている。

６．ダンボールでの放置…重要な書類であっても奥に入ってしまっている可能性あり。

があげられます。

内容は「セキュリティ時代の文書管理」

　個人情報保護法が施行され年数がたちますが、なかなか「個人情報漏洩」は防ぎきれていない部分が多く、企業の管理者の頭を悩ます事となっているかと思います。

　個人情報漏洩の原因として

１．外部要因（悪意あり）24.9％　盗難やウィルスによるもの

２．内部要因（不正）9.6％　内部による不正な情報の持ち出しによるもの

３．内部要因（不注意）63.0％　紛失や管理ミスによるもの

この３つのうち、１．２はツールなどを使い、対策を講じる事がしやすいのに対して、３は従業員の意識や社内ルールによるものが多くてなかなか対策が進まないのが多くの会社の現状かと思います。

セミナーでは、さらにどのように３の内部要因を防げるか…防ぐにはフィジカル（物理的）なセキュリティの対策が必要だという説明や方策の提案がありました。

個人情報漏洩により、企業の社会的な信用を失う事になりうる今、新たなセキュリティ対策、…フィジカルな面から対策を講じていかなければならないと感じました。

—-2008年9.17日コクヨマーケティング様のセミナーの資料を引用させていただきました—

あらゆる事務作業を１台に複合しているものです。

１台で、コピー、ＰＣプリンタ、ＦＡＸ、スキャナ　一般的にはこの機能がフル装備で、用途や予算で機能を絞る事ができます。（例：うちはＦＡＸはＦＡＸ専用の機械があるからＦＡＸの機能を外して下さい。）

まずは、これさえ頭に入れれば書類は格段にきれいに整理できます。
現在進行中や保留中の書類もフォルダーにいれる事で（ラベルはなくてもいい）ばらばらにならず、必要なときにすぐ取り出す事ができます。

色々原因はあるのですが、一番多くて、誰でも気をつければ直るのは、コピー機よりも紙が原因で、しわがよる事だと思います。用紙の種類と用紙の入れ方です。

紙の厚さや紙の目も原因してくるのですが、そこは難しいので、まず試してみるのは、

紙を全てそろえて一度に入れる事と、

カセットのガイドがゆるゆるしないようにする事、

入れた後、紙が波打たないように軽くなでて平らにしてあげる事です。

　私がサービスマンとして訪問した時にはまずこれから始めます。これでほとんど直ります。誰でも簡単にできるので意識してやってみるといいと思いますよ。

以前のページだとfirefoxで表示した時に大きく崩れてしまうので、何とかしないと！と思い修正するうちに内容の方も気になりだして来て結局はおおがかりなリニューアルになってしまいました。

これからは、事務作業をしていて困った時の対処の事例やちょっと便利な事を掲載していけたらいいなと思います。

http://www.nishino-bungu.com/